Den digitale hverdagen med ledelse på avstand

 

I den digitale verden vi lever i betyr det at vi kan arbeide fra hvor som helst i verden så lenge man har  internett. Slik er det derimot ikke for de fleste av oss. Vi sitter i kontorfellesskap, reiser rundt på møter og omgås mennesker på daglig basis. Hva skjer så når hjemmekontor innføres og videokonferanser blir din nye bestevenn? Hverdagen har i disse dager tvunget oss til å tenke nytt og annerledes. Kanskje har du opplevd muligheten til å gjennomføre flere møter i løpet av en dag eller en større nærhet til dine ansatte gjennom hyppigere kommunikasjonsflyt? Flere bedrifter har ansatt nye medarbeidere som er inne i en onboarding-fase, eller har behovet for nyansettelser i nær fremtid. Da kan  det være godt å ha noen tips med på veien slik at onboarding og digitale møter blir så gode som mulig. 

 

Hvordan mestre digital onboarding 

Onboarding handler om å bli kjent og hjelpe de nyansatte med å forstå hvordan kulturen og prestasjonsaspektene er i din organisasjon. Implementering av rutiner og handlingsmønster i en tidlig fase vil gjøre oppstarten enklere både for den nyansatte og bedriften din. Mange bedrifter har i dag en digital onboarding fordi vi har muligheten til å kunne ansette uten at de nødvendigvis trenger å sitte på samme kontor. Har dere derimot normalt en fysisk onboardingprosess som nå er blitt digital kan dette bli en utfordring, men det betyr ikke at det ikke er håp. Ved å implementere tydelige linjer for hvordan ting gjøres og med jevn kommunikasjonsstrøm vil onboardingen kunne gjøres enda bedre.

 

Gjennom å la den nyansatte bli kjent med organisasjonskulturen og omgivelsene, og få kjenne på det å bli tatt vare på av sine nye kolleger vil det skape større trygghet og rom for å tørre mer. Det er slik vi er som mennesker – i trygge omgivelser øker kreativiteten og viljen til å prestere bedre. Det er positive aspekter å ta med seg når en skal møte nye hoder, uansett hvilken rolle de måtte ha i din bedrift. Ønsket vil jo alltid være at de ansatte skal ha det bra og prestere godt. For mange foregår onboardingprosessen på arbeidsplassen, hvor man kan omgås hverandre og kan føle på kulturen, de daglige rutinene og engasjementet man omgås. På den digitale møteplassen vil en kanskje ikke føle det er helt på samme måte, men vi kan likevel skape gode følelser blant de ansatte og “booste” engasjement ut til hverandre. Små ting som kanskje høres banale ut kan føre med seg flere gode ting. Det være seg et bilde av morgenkaffen, et fast morgenmøte, walk and talk for  daglig mosjon og telefonmøte sammen, og daglig gjennomgang av hva man gjør og hvordan man  øker fremdriften. Det handler i bunn og grunn om å være åpen for at alle takler situasjonen forskjellig, men at vi klarer dette sammen. 

 

Når dere så tar imot nye hoder, vil jevnlig dialog og åpenhet være en god start. Vi i NRB hjelper deg med gjennomføringen av digitale intervjuer, samtaler med den nyansatte. Vi kan fungere som et trygt mellomledd, for deg som bedrift og den nyansatte. Vi ønsker at forholdet skal være så godt som mulig for alle parter, og da vil åpenhet om situasjonen og jevn kommunikasjonsstrøm være et godt verktøy. 

 

 

10 tips for gode digitale møter 

Etter å ha gjennomført en god del digitale møter den siste tiden har vi gjort oss noen erfaringer med hva som fungerer og hva det kan være lurt å tenke på under et møte. 

  1. Sørge for å ha tilgang til de rette portalene før møtet starter – det er kjedelig å møte opp i Teams når møtet egentlig skulle være i Zoom og vice versa. 
  2. Start møtet med en ice-breaker om hvordan det går for å holde på følelsen av tilstedeværelse. 
  3. Ha en klar agenda for møtet, hva skal skje og hvem gjør hva er gode holdepunkter for å få et ryddig møte.
  4. Snakk én om gangen, det blir ofte mye støy eller hakk i lyden om alle snakker i munnen på hverandre.
  5. Med flere deltagere eller ved mye bakgrunnsstøy er det lurt å ta av egen lyd når en ikke snakker, det gjør lydkvaliteten til de andre møtedeltakerne bedre.
  6. Vær produktiv mellom møtene og ha ting klart i forkant, det gjør møtene mer effektive og gode. Ha spørsmål skrevet ned, kommentarer og skisser klart. 
  7. Del skjerm når du skal vise frem noe. Det er ikke måte på hva vi ikke kan gjøre med de digitale plattformene vi er på i dag.
  8. Ha videokonferanser, det er mye hyggeligere å se hverandre, det øker også forståelsen for det som blir sagt.
  9. Små diskusjoner eller planlegging som ikke behøver å skrives ned i mer enn raske notater er fine møter å ta som en  walk-and-talk. Med headset og joggesko er dere klare for å snakke jobb mens dere får inn den daglige mosjonen. 
  10. Ha rom for tekniske problemer, de kan dukke opp når du minst venter det.

 

 

Ledelse på avstand 

I en hverdag som er i rask endring er det viktig å være på plass som leder, og det er viktigere nå enn før å vise hvilken retning bedriften din skal. Å være en trygg og stabil leder i en uforutsigbar tid vil gjøre de ansatte tryggere og føle på en tilhørighet til bedriften – selv om ting ikke er som de pleier. Den digitale hverdagen har ført oss til nye arbeidsmønstre og gitt oss muligheten til å prestere bedre – vi kan jobbe når vi er mest produktive og vi har de verktøyene vi trenger for å ha en effektiv og produktiv hverdag. 

 

Som leder er det viktig å huske på tydeligheten om at vi står sammen som et fellesskap, selv om vi sitter i hver vår ende av byen, eller på tvers av landegrenser. Jevnlig kontakt med de ansatte for å sjekke om det er noe de trenger, og hvordan de har det, vil komme ut som positive faktorer for de ansatte. Og vil i det lange løp gi følelsen av et felles samhold på tvers av organisasjonen.

 

Vi reagerer alle forskjellig på endringer i hverdagssituasjonen vår. Noen takler det bra, mens andre har større behov for tilvenning og omsorg. Strategisk trygghet og tydelighet på hva som skjer på alle nivåer fører til en generell trygghet for de ansatte. I situasjoner hvor endringer skjer raskt vil informasjon om at status er lik være et trygghetstegn, mer enn å vente til store endringer har skjedd. Gjennom usikkerhet fostres negative tanker og varierende arbeidsmotivasjon fordi tankene kan surre til andre steder enn der fokuset egentlig skulle vært. Ved å hele tiden ha en åpen dialog om status og komme med løsninger, vil de ansatte kunne konsentrere seg om sine oppgaver og med trygghet vite at de får nødvendig informasjon. 

 

 

Hverdagen har blitt mer digital med møter via skjerm istedenfor i et møterom hvor driften fortsatt skal gå som normalt. En godt gjennomført rekrutteringsprosess er derfor viktigere enn noen gang.Vi i NRB ønsker å bistå som et trygt bindeledd også gjennom digitale flater. Gjennom rekrutteringsprosessen vår finner vi de beste kandidatene for deg og din bedrift.

  • Del

Skriv inn kommentar