For deg som skal ansette nå!

Rekruttering er et eget fag, og som alle andre fag bør man jobbe med det en god del for å bli virkelig dyktig. Innen rekruttering krever det at man gjennomfører flere rekrutteringsprosesser for å bli virkelig god. Kanskje har du allerede erfaring med rekruttering, kanskje henter dere inn ekstern bistand fra rekrutteringsbyrå, eller kanskje du skal rekruttere selv en av de første gangene? Uansett hvor godt du kan rekruttering tror vi at det finnes smarte tips og råd å hente. Vi skal gi deg våre beste tips og råd her.

 

Hva er bedriftens behov

For at det i det heletatt skal være aktuelt å ansette ny medarbeider, mellomleder eller toppleder så har det oppstått ett behov i bedriften. Kanskje har dere fått inn en stor ordre og trenger flere i arbeid. Kanskje skal noen slutte i selskapet, og dere trenger derfor en erstatter. Eller kanskje noen skal ut i permisjon og dere skal rekruttere inn midlertidige ansatte. Uansett hva som er bakgrunnen for rekrutteringsbehovet så bør dere lage en detaljert oversikt over det behovet dere har nå. Kanskje er behovet deres akkurat slik som stillingen er i dag. Da vil en stillingsbeskrivelse og en samtale med den som innehar stillingen nå mest sannsynlig fungere bra. Slik får dere avdekket behovet.

Men det kan også være at behovet deres er annerledes i dag enn det har vært tidligere. Over tid kan bedriftens behov endre seg. For eksempel ønsker dere kanskje at vedkommende som skal rekrutteres inn i stillingen skal arbeide 20 prosent med arbeidsoppgaver innen et annet felt enn hva som ligger til i stillingen i dag. 80 prosent av arbeidsoppgavene forblir isåfall i stillingen som før. Sett konkret opp hvilke oppgaver som skal ligge i de 20 prosentene som nå endres. Sett også opp hvilke arbeidsoppgaver som har ligget til stillingen tidligere, som nå skal utgå eller overføres til annen medarbeider. Behovet bedriften har avgjør hvordan den nye stillingen skal se ut. Når ny skal ansettes har dere en ypperlig mulighet til å gjøre en grundig analyse. Det er nå dere har muligheten til å endre stillingen slik at den nye stillingen matcher bedriftens nåværende behov. Når dere har analysert behovet bedriften har nøye og satt opp en konkret oversikt så er dere klare for å lage en stilling- og kravsbeskrivelse.

 

Stilling- og kravsbeskrivelse

En stilling- og kravsbeskrivelse er det viktigste dokumentet dere lager når dere går i gang med selve rekrutteringsprosessen. Dette er selve planen som spikres før dere arbeider med å finne kandidater dere vil ha med i prosessen. Planen dere lager bør være konkret og følger bedriftens behov som dere allerede har slått fast. En rekrutteringsprosess kan gå over uker og måneder, og noen ganger kan det være lett å la seg “rive med”. Det fine med en stilling- og kravsbeskrivelse er at den sikrer at dere holder dere til planen, uansett hva som måtte oppstå i løpet av rekrutteringsprosessen. På denne måten er det større sjans får vi til en god rekruttering av rett kandidat. En stilling- og kravsbeskrivelse er et internt dokument som er til for de som arbeider med rekrutteringsprosessen og inneholder blant annet informasjon som:

  • Stillingens hovedformål
  • Stillingens tittel
  • Avdelingen stillingen ligger inn under
  • Ansvarlig leder
  • Arbeidsoppgaver, med prosentvis vekting av de ulike oppgavene
  • Spesielt ansvar
  • Viktige personlige egenskaper for stillingen
  • Krav til utdanning
  • Miljø
  • Lønnsramme
  • Tidsperspektiv for rekrutteringsprosessen
  • Andre spesielt viktige krav

 

Dersom dere er flere som arbeider med rekrutteringsprosessen anbefales at dere avklarer hvem som skal gjøre hvilke oppgaver, og når disse skal gjøres. Vær tydelige på ansvar og tidsfrister.

 

Å finne kandidater som skal delta i rekrutteringsprosessen

Nå har tiden kommet for å finne og søke kandidater som kan være interessante å ha med i rekrutteringsprosessen. Her er mulighetene mange, og hva som fungerer best vil også variere ut fra hvilken type stiling som skal besettes og hvilke fagfelt vedkommende skal arbeide inn under. Det for eksempel forskjell på å ansette en kontorsjef kontra en utvikler innen IT. Mest sannsynlig vil du finne kandidatene for disse stillingen på ulike steder. Kanskje må dere i gang med å drive hodejakt og søke aktivt selv etter kandidater til utviklerstillingen. Kanskje vil du utlyse kontorsjefstillingen på Finn.no, eller i Dagens Næringsliv. Det finnes ikke noe fasitsvar på hvor du finner de rette kandidatene, men dette må tilpasses den enkelte rekrutteringsprosess. Det er heller ingenting i veien for å drive både søk samtidig som man utlyser stillingen. Tvert imot anbefales dette. Slik er det mer sannsynlig å finne flere gode kandidater. Et godt sted for å bedrive søk og hodejakt er innenfor profesjonelle sosiale medier. Sjansen for å nå de rette kandidatene er større dersom du har et stort utvalg og kan søke etter rette kandidater. Dette er tidkrevende arbeid og nettopp derfor velger mange bedrifter å bruke rekrutteringsbyrå slik at beslutningstakere i bedriften kan bruke sin tid på andre daglige arbeidsoppgaver.

Dersom dere vil gjøre jobben selv og utlyse stillingen dere ønsker å besette så anbefales det å skrive en attraktiv stillingsutlysning. Det vil si at dere får frem hvorfor kandidaten bør ønske å arbeide hos dere. Dette innebærer ikke kun lønnsbetingelser dersom disse er gode, men heller muligheten for utvikling i selskapet og da gjerne faglig. Det å bli å bli involvert og få mulighet til å være med å påvirke arbeidshverdagen er attraktivt. Også er frihet under ansvar som stillingen tilbyr viktig for mange. Skal dere ansette yngre medarbeidere vil andre kriterier for valg av arbeidsgiver være viktige, enn det har vært tidligere. Nå er generasjon Z blitt voksne (kandidater som er født fra 1995 og fremover) og gjør nå sin innmarsj i arbeidslivet. Denne generasjonen har helt andre prioriteringer og vektlegger andre goder når de skal velge arbeidssted. Når dere skriver en annonse er det også viktig å ikke lage for mange og for vanskelige krav, men heller føre opp de absolutte kravene. På denne måten åpner dere opp for at drømmekandidaten skal tørre å søke. Ender dere opp med å få mange kandidater som søker så sorterer dere heller ut dette når søknadene begynner å strømme inn. På denne måten har dere større sjans for å sitte igjen med flere gode kandidater som dere inviterer inn i rekrutteringsprosessen. Og tilslutt sitter dere igjen med den beste.

 

Flere utvalgsmetoder

Å bruke flere utvalgsmetoder gjør at dere innhenter mer informasjon enn dersom det ikke benyttes like mange. Mer informasjon gjør at dere har et større grunnlag for å ta riktig beslutning. Derfor anbefales det å benytte seg av flere utvalgsmetoder. En supplerende utvalgsmetode i rekrutteringsprosessen kan være analyser og testing. Det finnes flere ulike å velge mellom, alt fra ulike personlighetsanalyser til testing av evner og intelligens. Sistnevnte scorer høyt som utvalgsmetode. Intelligente kandidater har større sjans for å mestre stillingen de skal inn i godt. For å få gjennomført slike typer analyser eller testing bør dere kontakte et profesjonelt byrå for bistand. Nettopp fordi man må være sertifisert for å kunne gjennomføre valide analyser eller tester. Når dere har bestemt dere for å gjennomføre for eksempel evnetester med de mest aktuelle kandidatene i prosessen, så bør dette også opplyses innledningsvis og gjerne allerede i stillingsutlysningen. Slik kan kandidatene som søker eller blir kontaktet ha muligheten til å vurdere om dette er interessant å delta på.

 

Ta godt vare på kandidatene

Å svare alle kandidater som søker på stillingen gjør at bedriften deres fremstilles på en bra måte, også for de som ikke får mulighet til å delta videre i intervju og prosess. Søkerne har uansett brukt av sin tid og energi for å søke på stillingen, og da er det viktig at de får et svar fra dere raskt etter at dere har mottatt søknaden. Uansett hva som måtte skje i rekrutteringsprosessen er det viktig at dere som ansvarlige for rekrutteringsprosessen holder kandidatene som er involverte informert. Dette gjelder også for eksempel om rekrutteringsprosessen må ligge litt i ro en stund, eller om den tar lenger tid enn forventet. Ikke glem kandidatene i slike tilfeller, men informer de om det. For å få til en god rekruttering er dere avhengige av gode kandidater. Så ta vare på kandidatene. Det er mange stillinger der ute som de heller kan velge dersom de skulle føle seg glemt.

 

Den første utvelgelsen

Etter å ha arbeidet med søk en stund samt har fått en god oversikt over alle kandidatene som har søkt på stillingen så vil dere ønske velge ut noen aktuelle. Hvor mange dere i første omgang velger ut kommer an på hvor mange dere mener er kvalifiserte, og som via CV-en er egnede for stillingen. Er dere i noen tilfeller i tvil så inkluder gjerne kandidaten på et første intervju. Det er mye viktigere å møte kandidatene da mennesker ofte er så mye mer enn en CV. Kanskje blir dere positivt overrasket når dere møter kandidaten likevel? En CV er ikke er alt, men dere trenger selvfølgelig å ha en CV på kandidaten innledningsvis for å ha et utgangspunkt når dere rekrutterer.

 

Første intervju

Dette intervjuet er ofte veldig generelt, både fra bedriftens side og fra kandidatenes side. I dette intervjuet er det første gang dere møtes og derfor vil ofte både dere som skal ansette og kandidaten sondere og være mere generelle enn dere vil være på senere stadiet i rekrutteringsprosessen. Man går i det første intervjuet fra det generelle til det spesielle. Når dere skal holde første intervju bør dere huske å ha lest CV, attester og vitnemål godt i forkant av intervjuet. Da slipper dere å bruke tid på å spørre om dette, og kan spørre om det som ikke står i dokumentene. Presenter gjerne dere selv og bedriften innledningsvis i intervjuet. Men bruk det aller meste av tiden dere har på kandidaten. At kandidaten har lest om bedriften i forkant forventes. Dermed vet kandidaten i de fleste tilfeller en god del om deres bedrift. Det kommer også mange muligheter videre til å lære kandidaten om bedriften, så ikke ta alle detaljer nå. I intervjuet har dere mulighet til å stille mange ulike spørsmål til kandidaten. Det anbefales å stille spørsmål om fortiden, som også i mange tilfeller forteller noe om fremtiden. Vi ønsker å finne ut av hvordan denne kandidaten vil løse ulike situasjoner og sitt arbeide i fremtiden. Dersom dere skal ansette til en krevende stilling som innebærer en del stress kan dere for eksempel kan dere spørre:

  • Fortell om en situasjon i din tidligere stilling som kontorsjef hvor du måtte hanskes med mange ulike oppgaver på samme tid?
  • Hvordan løste du den situasjonen?
  • Hvordan ble resultatet (av måten du løste oppgaven på)?

 

Her vil dere finne ut hvordan kandidaten i fortiden har løst en stresset situasjon. Det er stor sjans for at oppgaven vil løses på samme måte fremover i tid. Om oppgaven er løst på en god, eller i det minste en tilfredsstillende måte er opp til dere å vurdere.

 

Strukturerte intervjuer

Akkurat hvilke spørsmål dere bør stille vil variere fra intervju til intervju. Uansett type stilling anbefales det å kjøre strukturerte intervjuer og stille de samme spørsmålene til alle kandidatene i samme rekkefølge. Spørsmålene må forberedes i forkant av intervjuet slik at dette er klart når dere går i gang. Noter gjerne ned alle svarene som kandidaten gir i intervjuet. Vær gjerne to i intervjuet slik at en kan stille spørsmål, snakke og vurdere. Den andre kan får muligheten til og noterer ned svarene. På denne måten øker dere sjansen for å finne rett kandidat. Å gjennomføre strukturerte intervjuer som noteres ned fortløpende er via forskning en av de mest treffsikre metodene for å finne den rette kandidaten. Slik får dere til en god rekruttering. Å ha notater fra strukturerte intervjuer gjør at dere kan gå inn å lese og vurdere svarene og kandidatene opp mot hverandre i etterkant. Når dere har holdt alle de første intervjuene velger dere ut noen kandidater som går videre i rekrutteringsprosessen. Disse blir innkalt til andre intervju. For å ikke “miste” kandidater anbefales det å kjøre disse andre intervjuene relativt nært i tid.

 

Andre intervju

For andre intervju gjelder det meste på samme måte som ved første intervju. Forskjellen her er at man allerede kjenner kandidatene endel bedre og kan nå gå mer ned i dybden på hvert enkelt spørsmål. Det vil si at om du spør et spørsmål, og får et svar, så spinner du videre og spør igjen og enda dypere innenfor samme tematikk. Slik vil du fortsette og spørre og egentlig grave for å få vite mest mulig av kandidaten rundt tematikken dere er inne på. Også kan det være aktuelt å bruke arbeidsprøver under andre intervju. Her vil dere teste kandidaten i en eller flere oppgaver som er lik arbeidsoppgavene kandidaten vil få i stillingen hun eller han søker. Dersom dere skal ansette en selger så kan kandidaten få noe forberedelsestid, for så å gjennomføre et kort kundemøte med dere som holder intervjuet. En leder vil kunne få utdelt et tema som hun eller han skal presentere for dere som holder intervjuet. Også vil arbeidsprøver være et godt supplement som utvalgsmetode i rekrutteringsprosessen. Sett gjerne en konkret scor for hvor godt arbeidsprøven ble gjennomført slik at dere kan vurdere kandidatene opp mot hverandre i etterkant.

 

Referanseintervju

Det er veldig vanlig å benytte seg av referanseintervjuer, selv om dette ikke er å regne som en av de mest pålitelige og valide metodene innen rekruttering. Og dersom man først skal gjøre dette så bør det gjøres skikkelig. Det vil si at de man kontakter for referanseintervju er ledere. Man kontakter minimum to ulike og avtaler tidspunkt for samtalen slik at de setter av tid. Man bør være grundig når man holder referanseintervju og spørre spesifikt. Det er viktig å få verifisert det som står i CV, på attester og opplysninger kandidaten har gitt i intervjuet. Her gjelder det også å være så strukturert som mulig.

 

Sluttvurdering

Tilslutt vil dere sitte med mye informasjon rundt hver av kandidatene. Kanskje er det to finalekandidater som skal vurderes opp mot hverandre. Rekruttering består mye av informasjonsinnhenting. Når dere har gjennomført de aktivitetene dere trenger for å få vite mest mulig rundt hver enkelt kandidat så er det på tide å samle sammen alt dere nå har av informasjon. Vurder hver av kandidatene i helhet og sett en poeng scor på hver enkelt. Ta gjerne frem stilling- og kravsbeskrivelsen. Der står det hvilken kandidat dere trenger. Hold dere til planen. Når dere til syvende og sist har satt en scor på finalekandidatene og overveid denne opp mot stilling- og kravsbeskrivelsen så vil det være enklere å ta en endelig beslutning, og velge den rette kandidaten for stillingen.

 

Rekruttering er en spennende, men også en krevende prosess som ofte tar endel tid for de som skal ansette. NRB er et fleksibelt og profesjonelt rekrutteringsbyrå som bistår bedrifter i hele og deler av rekrutteringsprosessen. Kontakt oss for konkrete eller generelle spørsmål. Vi hjelper deg gjerne! 

  • Del

1 kommentar

Skriv inn kommentar